Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit dieser Website, dem Kundenportal und der Verarbeitung von Belegen bearbeiten, zu welchem Zweck und welche Rechte Sie haben. Massgebend ist das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

Verantwortliche Stelle

JLC Treuhand GmbH, Thürlefeld 8, 3178 Bösingen
E-Mail: info@jlc-treuhand.ch, Telefon: 076 582 19 25

Besuch der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Sie werden nach kurzer Zeit gelöscht, sofern keine Sicherheitsvorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

Cookies und Tracking

Die Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analyse-Werkzeuge. Schriften und Bilder werden direkt von unserem Server geladen. Das Kundenportal setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzung, Zwei-Faktor-Bestätigung, gewählter Mandant).

Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht ausschliesslich, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Mandat vorzubereiten. Nachrichten aus dem Formular werden per E-Mail über unseren E-Mail-Anbieter an uns übermittelt.

Kundenportal

Mandantinnen und Mandanten erhalten auf Einladung Zugang zum Kundenportal. Dort bearbeiten wir die Daten des Benutzerkontos (Name, E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Anmeldung), Protokolldaten zur Anmeldung (Zeitpunkt, IP-Adresse, Gerät) sowie die Unterlagen, die wir für Sie bereitstellen oder die Sie uns hochladen: Lohnabrechnungen, MWST-Abrechnungen, Jahresabschlüsse, Rechnungen und Belege mit den darin enthaltenen Angaben. Grundlage ist der Mandatsvertrag mit Ihrem Unternehmen. Jede Anmeldung, jeder Download und jede Freigabe wird in einem unveränderbaren Protokoll festgehalten, damit wir die Integrität Ihrer Unterlagen nachweisen können.

Automatische Belegerkennung

Fotografierte oder hochgeladene Belege werden zur Vorerfassung mit einer Texterkennung auf unserem eigenen Server ausgelesen (Händler, Datum, Positionen, Beträge, Zahlungsart). Die Belege verlassen dafür unseren Server nicht und werden an keinen externen Dienst übermittelt. Alle ausgelesenen Werte werden von unseren Mitarbeitenden geprüft; die Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgt in unserer eigenen Software. Auf Wunsch schalten wir die automatische Erkennung für Ihr Unternehmen ab; Belege werden dann von Hand erfasst.

Weitergabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen nötig ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Fachpartner aus unserem Netzwerk ziehen wir nur nach vorgängiger Absprache mit Ihnen bei. Folgende Dienstleister bearbeiten Daten in unserem Auftrag und sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu angemessener Datensicherheit verpflichtet:

• Hosting der Website und des Kundenportals: [Anbieter, Standort Schweiz/EU]
• Datenbank und verschlüsselte Dateiablage: [Anbieter, Standort Schweiz/EU]
• E-Mail-Versand (Benachrichtigungen ohne Dokumentinhalte): [Anbieter]
• Fehlerüberwachung (technische Meldungen ohne Personendaten): [Anbieter]
• Automatische Belegerkennung: siehe oben

Soweit Daten ausserhalb der Schweiz oder des EWR bearbeitet werden, stellen wir durch Verträge mit den vom Bundesrat anerkannten Standarddatenschutzklauseln einen angemessenen Schutz sicher.

Aufbewahrung

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die zugehörige Korrespondenz bewahren wir gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf, in dem sie entstanden sind; während dieser Frist werden sie nicht gelöscht, sondern nur für die Anzeige ausgeblendet. Nach Ablauf der Frist werden sie nach Prüfung endgültig gelöscht. Protokolldaten des Kundenportals bewahren wir für die Dauer des Mandats und zur Nachweisführung ebenfalls zehn Jahre auf. Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir spätestens nach zwölf Monaten.

Datensicherheit

Website und Kundenportal werden verschlüsselt über HTTPS übertragen. Unterlagen sind in einer privaten, verschlüsselten Dateiablage gespeichert und nur nach Anmeldung über kurzlebige, personenbezogene Links abrufbar. Zugänge der Kanzlei sind durch eine Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt; Mandanten können sie für ihr Unternehmen verlangen. Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft. Wir treffen weitere technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen, und prüfen die Unversehrtheit der Originale regelmässig anhand digitaler Prüfsummen.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des DSG insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format
• Widerruf einer erteilten Einwilligung

Richten Sie Ihr Anliegen an info@jlc-treuhand.ch. Zudem können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.